PRIVACYVERKLARING KLANTEN/LEVERANCIERS


On Time Sprinter Service NV streeft ernaar om diensten van een hoge kwaliteit te leveren en verzamelt en verwerkt hiervoor informatie en persoonsgegevens van klanten en commerciële relaties. Respect voor de privacy en een zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens van onze klanten en commerciële relaties, zijn voor ons belangrijk. Uit respect, en als belangrijk onderdeel van de betrouwbaarheid van onze diensten. De informatie en persoonsgegevens zijn nodig zijn voor het beheer van de transportopdrachten en voor de commerciële relaties.


On Time Sprinter Service NV wil deze informatie en gegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken, met inachtneming van de principes van de privacywetgeving en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens), en alle nationale of Europese regels die deze regelgeving implementeren of vervolledigen.


In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van u als natuurlijke persoon verwerken en wat de doeleinden zijn. Verder wordt ook uitgelegd welke rechten u hebt om uw privacy te garanderen en eventueel te verbeteren.



1. Wie zijn wij?


On Time Sprinter Service NV biedt logistieke oplossingen. Wij verzorgen uw transport en verwerken uw orders. Om gebruik te kunnen maken van onze diensten, en deze uit te voeren, hebben wij uw persoonsgegevens nodig, waarmee wij u kunnen identificeren als individu, medewerker van een bedrijf, ... Deze gegevens worden verzameld en verwerkt door On Time Sprinter Service NV, RPR Gent afdeling Kortrijk, ingeschreven in de Kruispuntbank van ondernemingen onder het nummer (BTW BE) 0459.369.036, met maatschappelijke zetel te 8500 Kortrijk, Dumolinlaan 11A. Binnen onze organisatie zijn de gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar naargelang van hun taken toegang toe moeten hebben om het afhalen en de verwerking, tracking en uitreiking van goederen en transport op te volgen of te verzorgen, of de administratie en facturatie te doen.


Indien u bijkomende vragen heeft en/of meer informatie wenst, kunt u ons steeds contacteren op het volgende contactadres: info@ontime.be.



2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?


A. Gegevens die we rechtstreeks verzamelen:

Afhankelijk van de diensten die u bij ons afneemt kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens van u verzamelen:


Om te weten wie u bent

  • Naam
  • Voornaam
  • Geslacht
  • Gebruikersnaam
  • Wachtwoord
  • IP-adres

Om u te contacteren

  • Telefoonnummer
  • Faxnummer
  • E-mailadres
  • Taal

Factureren of betalen

  • Adres
  • Maatschappelijke zetel
  • Bankrekeningnummer
  • BTW-nummer

Als u ons telefonisch contacteert, kan onze receptie uw voornaam en naam en uw telefoonnummer noteren om een contactoverzicht op te bouwen en te bekijken wie gebruikmaakt van onze dienstverlening.


De diensten van On Time vereisen ook dat de klant aan On Time persoonsgegevens verstrekt met betrekking tot de bestemmelingen van het transport om het beheer en de levering van goederen en transport mogelijk te maken: voornaam, achternaam e-mailadressen, telefoonnummer(s), leveringsadres(sen), inhoud en waarde van de pakjes, gewenste leverdatum of afspraak.


B. Publieke gegevens en gegevens die we onrechtstreeks verzamelen:


On Time verwerkt publieke gegevens. Publieke gegevens kunnen zowel betrekking hebben op gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van een benoeming als bestuurder van een vennootschap, of op gegevens die de klant zelf publiek heeft gemaakt (bv. online), als op gegevens die publiek zijn, bv. omdat ze algemeen bekend zijn in de streek of omdat ze in de pers verschenen zijn. Publieke gegevens kunnen ook betrekking hebben op informatie die beschikbaar is op bv. de Kruispuntbank van Ondernemingen en databases als Graydon.



3. Verantwoordelijkheid van de klant


De Klant is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens waarvoor de klant de doeleinden en de middelen van de verwerking bepaalt, waaronder de verzameling, het invoeren van de gegevens, de opslag, de bijwerking en de doorzending van de persoonsgegevens naar On Time. De klant garandeert On Time dat (i) de persoonsgegevens rechtmatig zijn verkregen van de betrokkenen met respect voor de regelgeving inzake privacy en gegevensbescherming, en rechtmatig aan On Time zijn verstrekt; (ii) hij persoonsgegevens verstrekt die up-to-date zijn en die ter zake dienend zijn voor de uitvoering van de logistieke diensten van On Time; (iii) hij de betrokkenen alle noodzakelijke en relevante informatie heeft verstrekt met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens zoals vereist krachtens de regelgeving inzake privacy en gegevensbescherming; en (iv) de verwerking geen rechten van derden schendt.



4. Waarom verzamelen we uw persoonsgegevens?


Naargelang de situatie heeft On Time informatie van u nodig voor het afhalen en de verwerking, tracking en uitreiking van goederen en transport. On Time verwerkt uw persoonsgegevens voor volgende doelen:


  • Klantenbeheer
  • Informatie over onze activiteiten of andere onderwerpen die u kunnen aanbelangen, met uw toestemming
  • U te informeren over wijzigingen van onze diensten
  • De afhandeling van betalingen
  • De uitvoering van de transportopdrachten en verdere overeenkomsten
  • Om u te contacteren indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • Om misbruik van onze diensten te voorkomen
  • Om vragen of klachten te beantwoorden
  • Om wettelijke verplichtingen na te komen
  • Wanneer het legitiem belang van On Time dit vereist


Wij slaan wij ook de publiek toegankelijke gegevens die wij over u vinden op in onze database. Wij gaan ervan uit dat wij deze persoonsgegevens ook mogen bewaren vermits u deze publiek toegankelijk hebt gemaakt.


De adressen en contactgegevens van de bestemmelingen van goederen of transport kunnen door On Time opnieuw worden gebruikt om toekomstige leveringen vlotter te laten verlopen. De e-mailadressen en telefoonnummers van de bestemmeling van goederen of transport die On Time van de klant ontvangt, mogen door On Time worden gebruikt om hem op de hoogte te houden van de operationele status van de zending die On Time voor hem zal uitvoeren.


Wij kunnen de informatie die wij over u verzamelen ook gebruiken voor nieuwe doeleinden die nog niet voorzien zijn in ons privacybeleid. In dat laatste geval zullen wij u contacteren alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u te informeren over de wijzigingen aan ons reglement betreffende de bescherming van persoonlijke gegevens en uw toestemming te vragen.



5. Wie ontvangt mijn persoonsgegevens?


Graag blijven wij eerlijk en transparant over het gebruik van uw persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt om een logistieke dienst bij ons af te nemen, zullen enkel worden gebruik voor de doeleinden die onder punt 4 zijn genoemd. Wij zullen uw persoonsgegevens dus niet verhuren of verkopen aan derden. Enkel de medewerkers binnen onze organisatie, die in uitvoering van hun functie uw persoonsgegevens nodig hebben, kunnen deze raadplegen.


We stellen uw persoonlijke gegevens, voor zoveel als nodig, ter beschikking aan derden die betrokken zijn bij het uitvoeren van onze logistieke diensten. Alleen voor het uitvoeren van de gevraagde dienst mogen uw persoonsgegevens worden gebruikt. Sommige derde partijen, met wie On Time samenwerkt, kunnen uw persoonsgegevens voor de uitoefening van hun opdracht ook inkijken, inzonderheid accountants, consultants en advocaten in het kader van fiscale en/of juridische ondersteuning, en ICT-dienstverleners.


On Time kan verplicht zijn om persoonsgegevens door te geven op gerechtelijke bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving.



6. Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?


On Time houdt rekening met het principe van opslagminimalisatie bij de verwerking van uw persoonsgegevens, wat betekent dat we uw gegevens maar zo lang bijhouden als nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verkregen en voor alle andere toegestane aanverwante doeleinden (bv. indien noodzakelijk voor of naar aanleiding een claim). Uw persoonsgegevens worden dus bewaard zolang als nodig is om de doelen zoals omschreven onder punt 4 te verwezenlijken, onverminderd wettelijke, reglementaire of conventionele bepalingen of verjaringstermijnen die hun bewaring gedurende een langere periode verplichten of noodzaken.



7. Welke rechten kan ik uitoefenen om de bescherming van mijn persoonsgegevens te garanderen?


A. Recht op inzage, wijzigen of verwijderen van gegevens

U heeft op elk ogenblik het recht om kosteloos uw gegevens te raadplegen, geheel of gedeeltelijk aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen, indien u van mening bent dat wij bepaalde persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, d.w.z. zonder hiervoor een correct doel te hebben. On Time verbindt zich ertoe om binnen de 15 werkdagen gevolg te geven aan uw verzoek. U kan hiervoor een schriftelijk verzoek per post richten aan On Time Sprinter Service NV, Dumolinlaan 11A, 8500 Kortrijk, of per e-mail aan info@ontime.be.


U kunt een kopie krijgen van de persoonsgegevens die worden verzameld. On Time zal u een zo volledig mogelijk overzicht geven van de persoonsgegevens die over u worden bijgehouden.


Zijn uw gegevens onjuist en heeft u gevraagd om ze aan te passen of meent u dat wij uw persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, dan kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens enkel en alleen met uw toestemming verder mogen verwerken. Wij mogen uw persoonsgegevens wel blijven opslaan, maar mogen er geen verdere verwerkingen mee uitvoeren zonder uw toestemming, tenzij in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang.


B. U kunt vragen om uw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een derde partij

Indien u dit wenst, kunt u vragen om de gegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan u of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De verordening voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, zodat dit niet in alle gevallen van toepassing is. Dit moet uiteraard geval per geval worden onderzocht.


C. U kunt uw toestemming intrekken

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Wij zullen dan uw persoonsgegevens moeten verwijderen.


D. De uitoefening van deze rechten

Indien u een of meerdere van deze rechten wilt uitoefenen, gelieve dan contact op te nemen met ons op bovenstaand contactadres en duidelijk te specifiëren welk recht u wilt uitoefenen. Bovendien kan u te allen tijde klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit indien u meent dat wij uw rechten niet naleven: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (Tel.: +32 22744800; Fax: +32 22744835, e-mail: commission@privacycommission.be). Vanaf 25 mei 2018 wordt deze commissie de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.



8. Bescherming van uw gegevens?


Bij On Time gaan we zorgzaam om met uw gegevens. Wij doen er vanzelfsprekend alles aan om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen tegen onbevoegde toegang, verlies of diefstal. On Time doet er alles aan om de betrouwbaarheid, veiligheid en integriteit van de gegevens die worden verzameld en verwerkt te waarborgen. Uw gegevens worden veilig opgeslagen in een niet-publiek toegankelijke database. Wij hebben de nodige maatregelen genomen om het verlies, het onrechtmatige gebruik of wijzigingen te voorkomen van informatie die wij ontvangen op onze site en betalingen in alle veiligheid te laten uitvoeren. Binnen de organisatie zijn de gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar naargelang van hun taken toegang toe moeten hebben.



9. Vragen?


Als u vragen heeft over de verwerking en het gebruik van uw gegevens, kunt u ons contacteren door een e-mail te sturen naar: info@ontime.be. Deze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. De wijzigingen worden automatisch van kracht na publicatie.


Als u vragen heeft over de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, kunt u terecht op de website www.privacycommission.be van de Privacycommissie / de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Door gebruik te maken van deze website veklaart u zich akkoord met onze privacyverklaring en onze algemene voorwaarden.